Am Forum swissdec 2013 erfolgte die erste elektronische Übermittlung der Quellensteuerabrechnung an die Kantone. Damit gehört der enorme administrative Aufwand bei der Lohnbuchhaltung im Umgang mit der Quellensteuer der Vergangenheit an.
Rund 200 Kaderleute, Lohnsoftware-Hersteller und Lohndatenempfänger erlebten am 15. Mai 2013 in Bern, wie Bundesrat Johann Schneider-Ammann im Rahmen des Forums swissdec 2013 den Startschuss für die elektronische Übermittlung der Quellensteuerabrechnung an die Kantone gab. «Wir wollen weniger Papierkrieg in unseren Unternehmen», sagte Schneider-Ammann bei seiner Ansprache im Stade de Suisse. «Die administrative Entlastung der Unternehmen ist ein zentrales Anliegen der Politik des Bundesrates. Die swissdec übernimmt dabei eine wichtige Vorreiterrolle», betonte der Vorsteher des Eidgenössischen Departements für Wirtschaft, Bildung und Forschung.
swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Träger und Mitglieder von swissdec sind die Suva, die AHV, die Schweizerische Steuerkonferenz als Dachorganisation der Steuerverwaltungen, der Schweizerische Versicherungsverband als Dachorganisation der Privatversicherungen sowie das Bundesamt für Statistik. Als zentrale Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches via Lohnbuchhaltungssysteme stellt swissdec Know-how bereit, dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, Software-Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen, garantiert und überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme.
«ELM» ist der Lohnstandard-CH von swissdec und steht für Einheitliches Lohnmeldeverfahren. swissdec – die Trägerorganisation für die Abwicklung von «ELM» – entwickelte diesen Lohnstandard-CH mit dem Ziel, das Lohnmeldeverfahren in der Schweiz zu vereinfachen.
Mit «ELM» entfällt das manuelle Ausfüllen unzähliger Formulare vollständig und wird durch die elektronische Übermittlung einer einheitlichen, papierlosen, elektronischen Lohnmeldung via Internet ersetzt.
Mit den swissdec-zertifizierten Lohnprogrammen, die mit «ELM» kompatibel sind, werden die Lohndaten ein einziges Mal aufbereitet, und nicht wie bisher für jeden Empfänger getrennt. Mit einem Mausklick wählt das Unternehmen aus, an wen die Daten geschickt werden sollen, woraufhin diese über eine verschlüsselte Verbindung übermittelt werden. Die Empfänger erhalten jeweils nur jene Informationen, die ihnen rechtlich und vertraglich zustehen (vgl. Abbildung 1). Dies wird durch einen sogenannten Distributor sichergestellt. Er hat die Aufgabe, die Lohndaten auf ihre Gültigkeit zu überprüfen, die Informationen je nach Empfänger zu filtern und die Daten zu versenden, ohne sie jedoch zu speichern.
Die Verwendung einer solchen Software ist freiwillig. Die bisher verwendeten Papierformulare behalten aber weiterhin ihre Gültigkeit.
«ELM»-Lohndatenempfänger sind die AHV-Ausgleichskassen, Versicherer, die Suva, Steuerämter sowie das Bundesamt für Statistik (vgl. Abbildung 2). Zudem wird «ELM» auch von den Schweizerischen Wirtschaftsverbänden und vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) unterstützt. Die signierte und verschlüsselte Datenübertragung via Internet entspricht dem aktuellsten Sicherheitsstandard. Voraussetzungen für die Aktivierung von «ELM» sind die swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung und ein Internetanschluss. Die Meldung an die Lohndatenempfänger erfolgt in drei Schritten:
- Das Unternehmen übermittelt seine Lohndaten an einen Verteiler im Internet – den Distributor. Der Distributor speichert keine Daten, sondern leitet lediglich die für die jeweiligen Lohnempfänger gesetzlich oder vertraglich relevanten Daten weiter.
- Die Lohndatenempfänger senden einen Freigabelink direkt zurück an das Lohnprogramm (ohne Steuerämter).
- Das Unternehmen ruft die geschützten Internetseiten der Lohnempfänger auf, überprüft, ergänzt diese und gibt anschliessend die Lohnmeldung frei.
Das Einheitliche Lohnmeldeverfahren «ELM» erleichtert die Lohndeklaration entscheidend, da die unterschiedlichen Lohndaten mit nur einem Mausklick sicher und mit hoher Qualität nach vertraglicher oder gesetzlicher Vorschrift übermittelt werden können. Lohnbuchhaltungsprogramme, die swissdec-zertifiziert sind, minimieren den administrativen Aufwand um mehrere Arbeitstage: «Mit der aktuellen Version 4.0 können Treuhänder und Unternehmen mehrere Stunden im Monat einsparen, weil sie Lohndaten für die AHV, die Suva, übrige Versicherer, die Steuerämter oder das Bundesamt für Statistik nicht mehr einzeln erfassen müssen».
Mit der Integration der Quellensteuer in den ELM-Standard setzt swissdec ein dringliches Anliegen vieler Schweizer Unternehmen in die Tat um. Dank einer Verordnungsänderung* kann die Quellensteuerabrechnung künftig bei den Kantonen elektronisch eingereicht werden. Zu Demonstrationszwecken übermittelte die KPMG AG am swissdec Forum 2013 als erstes Unternehmen der Schweiz die Quellensteuerabrechnung per Mausklick an die 26 Kantone. «Ab sofort erreichen unsere Quellensteuerabrechnungen alle Kantone mit nur einem Mausklick. Dadurch sparen wir pro Quartal einen ganzen Arbeitstag und einen Bundesordner voll Papier», sagt Verena Wüthrich, Head Payroll der KPMG AG.
Der enorme Aufwand der Quellensteuerdeklaration hat Wüthrich dazu bewogen, beim Projekt «Lohnstandard-CH Version 4.0 Quellensteuer» mitzuwirken. Das Projektteam bilden Mitarbeitende der Kantone, Lohnsoftware-Hersteller, Unternehmer und swissdec-Entwickler. Mit der swissdec-Entwicklungsphilosophie und den beteiligten Personen ist es gelungen, unterschiedliche Prozesse im Lohnmeldeverfahren in eine Gesamtlösung einzubringen und zusammenzuschweissen. Grösstes Ziel aller: Durch Innovationen im Lohnmeldeverfahren den administrativen Aufwand minimieren, um die Schweizer Wirtschaft zu stärken. Der nächste Meilenstein auf der Agenda von swissdec ist es, nach der Quellen- auch die Mehrwertsteuer in den Lohnstandard-CH (ELM) zu integrieren.
* Vgl. «EFD – Verordnungsänderung ermöglicht effizienteren Vollzug der Quellensteuer», unter http://www.news.admin.ch/message/index.html?lang=de&msg-id=47982.
Frage 1
Wie erfolgt grundsätzlich die Authentifizierung des Lohndatensenders? Wird sichergestellt, wer die Daten übermittelt hat? Gibt es dazu ein Login, ein Zertifikat oder etwas Ähnliches?
Antwort
Zurzeit erfolgt die Authentifizierung des Senders ausschliesslich über den Inhalt der übermittelten Daten sowie über Informationen im Header des übermittelten Datenpakets, welche es dem Datenempfänger ermöglichen, den Sender zu identifizieren.
Der Datensender muss das swissdec-zertifizierte Lohnprogramm einrichten. Dazu gehört auch die Erfassung der Empfängerdaten, wie z.B. die Nummer der zuständigen Ausgleichskasse, der FAK, der Kundennummer, Vertragsnummer usw. Damit wird sichergestellt, dass die Daten an die richtigen Empfänger zugestellt werden. Lohnmeldungen, welche an einen falschen Empfänger übermittelt werden (weil der Datensender die falschen Empfängerdaten eingegeben hat), werden durch den Datenempfänger abgewiesen und nicht verarbeitet.
Zudem wird automatisch überprüft, ob die Daten aus einem swissdec-zertifizierten Lohnprogramm stammen. Dies erfolgt über ein elektronisches Zertifikat, welches aber nicht auf das Unternehmen, sondern auf das Lohnprogramm lautet.
Frage 2
Wie sieht der Übermittlungsprozess für den Treuhänder aus? Wir haben sehr viele Kundenmandate, bei welchen wir die Übermittlung des ELM selber durchführen müssten. Wie sieht dort die rechtliche Situation aus? Ist dies möglich?
Antwort
Eine Übermittlung der Lohndaten, welche von Treuhändern für ihre Kunden durchgeführt wird, ist möglich, wenn das eingesetzte Lohnprogramm mandantenfähig ist. Wie bereits oben erwähnt, muss das Lohnprogramm korrekt eingerichtet werden. Die angeschlossenen Datenempfänger gehen davon aus, dass Lohnmeldungen, welche sie mit den korrekten Angaben über ein swissdec-zertifiziertes Lohnprogramm erhalten, von einem autorisierten Sender stammen.
Die Vollmacht, die Lohnmeldungen für den Kunden einreichen zu dürfen, muss der Treuhänder sich direkt von seinem Kunden geben lassen.
Für die inhaltlich korrekte elektronische Übermittlung der Lohndaten muss vorgängig die Vollständigkeitskontrolle mit dem Kunden abgeschlossen sein.
Frage 3
Was ist zu unternehmen, wenn bereits eine swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung im Einsatz ist? Wie können die Kunden die notwendigen Profile zum Einrichten der Lohnbuchhaltung erhalten?
Antwort
Damit die Daten am Ende des Jahres elektronisch übermittelt werden können, müssen in der Lohnbuchhaltung die notwendigen Eckwerte erfasst sein. Die Versicherungsgesellschaften stellen dazu ein Versicherungsprofil zur Verfügung, welches sämtliche notwendigen Informationen enthält. Auf www.swissdec.ch steht den Kunden eine Kontaktmöglichkeit zur Verfügung, welche garantiert, dass die für die Übermittlung notwendigen Profilangaben rasch zur Verfügung stehen.