À partir du 1er mars 2018, il n’y aura plus que des justificatifs d’importation électroniques

Jusqu’à présent, l’importateur de marchandises importées depuis l’étranger obtenait de la douane les justificatifs «décision de taxation douane» et «décision de taxation TVA» sur du papier de sécurité jaune. Le titulaire de compte PCD (le transitaire ou l’importateur) recevait également le «bordereau» imprimé sur le même type de papier. La douane remplace ces documents par les décisions de taxation électroniques «DTe à l’importation». Désormais, il faudra télécharger ces données sous forme électronique auprès du serveur de la douane et les archiver pendant dix ans sous forme électronique auprès de l’importateur. Seul le fichier électronique XML sera à l’avenir reconnu comme justificatif valable de l’impôt préalable pour la TVA. Pour leur visualisation et leur utilisation en comptabilité, ces documents pourront toujours être imprimés sur papier blanc. Au demeurant, le procédé peut s’utiliser sur une base volontaire depuis 2010.

Les anciennes factures de douane et TVA imprimées jusqu’à présent sur du papier blanc continueront d’être envoyées sous la même forme par courrier aux titulaires de comptes PCD ou pourront être téléchargées sous forme de e-facture.

Lors de l’importation de marchandises, l’importateur doit verser des droits de douane ainsi que la taxe à la valeur ajoutée. Cela peut se faire en espèces ou par le biais d’un compte PCD (compte en douane dans la procédure centralisée de décompte de l’administration des douanes). Les titulaires de comptes PCD sont des importateurs ou des transitaires.

L’ouverture et la gestion d’un compte PCD sont gratuites. Le compte doit être couvert par un gage en espèces, sous forme de titres ou d’une garantie fournie par une banque ou une société d’assurance. Les droits de douane et les versements de TVA sont débités sur ce compte. Le titulaire du compte doit solder régulièrement le compte.

Lors de la procédure de dédouanement à l’importation, le transitaire indique son propre compte PCD ou le compte PCD de l’importateur. Les droits de douane et la TVA sont débités sur ce compte. Si l’importateur ne dispose pas d’un compte PCD, le décompte se fait automatiquement par le biais du compte du transitaire. Ce dernier paie alors les droits pour l’importateur à qui il les facture à son tour par la suite. Pour cela, il facturera à l’importateur une provision pour avance de frais de 2 à 5 %, respectivement un montant minimal jusqu’à 25 CHF.

Les entreprises disposant de leur propre compte PCD fixent elles-mêmes la date de transition du papier à la version électronique, au plus tard à l’entrée en vigueur du régime obligatoire. Elles devront à l’avenir télécharger elles-mêmes les «DTe d’importation» sur le serveur de la douane et les archiver. Pour cela, deux possibilités s’offrent à elles:

• téléchargement et archivage automatiques avec leur propre logiciel e-dec
• téléchargement et archivage manuels avec le Web-GUI de la douane

Disposer de son propre logiciel est une solution simple, sûre et confortable. Ce logiciel fonctionne de manière entièrement automatique, comporte un archivage des DTe conforme aux exigences légales et offre de nombreuses fonctions de recherche, de filtrage et d’exportation. Les fournisseurs de logiciels sont les mêmes que ceux proposant la déclaration en douane d’exportation e-dec Export. La technologie est la même que celle utilisée pour les justificatifs d’exportation «DTe Exportation».

Le téléchargement au moyen du Web-GUI de la douane est gratuit mais génère néanmoins beaucoup de travail. Il faut en outre organiser l’archivage.

Les deux variantes nécessitent un certificat (clé électronique) pour le système de douane. Pour cela, l’importateur doit s’enregistrer par le biais d’une procédure en ligne auprès de la Gestion des clients de la douane (GCD) et saisir ensuite le certificat dans son logiciel ou son navigateur.

Pour l’instant, les entreprises disposant de leur propre compte PCD fixent elles-mêmesle moment auquel elles choisissent de passer du papier aux DTe. Si ces entreprises ne font rien, elles devront automatiquement opérer le changement en date du 1^er mars 2018.

Avantages du fait de disposer de son propre compte PCD

• tous les justificatifs arrivent directement et dans leur intégralité auprès de l’importateur
• pas de provision pour avance de frais à verser au transitaire
• 60 jours pour payer la TVA
• pendant la phase de transition, pas de justificatifs mixtes (papier et électronique)
• l’importateur détermine lui-même le moment où il passe du papier à la solution électronique

Jusqu’à présent, les entreprises qui ne disposaient pas de leur propre compte PCD recevaient les justificatifs d’importation jaunes de leur transitaire. Pendant la phase de transition qui dure jusqu’au 1^er mars 2018, les importateurs continueront de recevoir de quelques transitaires les justificatifs sur papier jaunes alors qu’ils recevront les nouveaux DTe de tous les autres.

Les nouveaux DTe seront mis à la disposition de l’importateur de trois façons différentes:

• le transitaire envoie à l’importateur les fichiers par e-mail.
• L’importateur doit télécharger lui-même les fichiers depuis le serveur du transitaire.
• Le transitaire envoie à l’importateur le numéro d’envoi de la douane et un code. Avec ces indications, l’importateur doit télécharger lui-même les fichiers sur le serveur de la douane.

C’est au transitaire de choisir le processus qu’il désire appliquer. L’importateur ne peut pas influencer son choix. Des problèmes avec les justificatifs mélangés et les différents systèmes de mise à disposition sont préprogrammés. Dans les trois cas, il faudra garantir le contrôle des justificatifs et un archivage des DTe conforme à la législation.

Ce changement de système génère pas mal de travail supplémentaire et d’incertitudes. En guise d’alternative, il est possible d’ouvrir son propre compte PCD.

La nouvelle réglementation entre en vigueurle 1^er mars 2018. Le changement d’années 2017/2018 constitue une date de transition idéale. Cela permet d’opérer une séparation claire et nette sur la base du calendrier: tous les justificatifs jusqu’à fin 2017 sous forme papier, tous les justificatifs à partir de 2018 sous forme électronique. Cela facilite également le travail du réviseur.

Pour la transition, il est possible d’opter pour la gestion en parallèle. On continue ainsi d’obtenir pendant 30 jours les justificatifs papier tout en obtenant également les fichiers électroniques. Si l’on prévoit d’opérer la transition à la fin de l’année civile, il conviendra donc de choisir début décembre comme date de transition avec gestion en parallèle. De cette façon, on recevra les justificatifs papier jusqu’à début janvier ainsi que les données électroniques dès début décembre, ce qui permettra de procéder à des contrôles.

• Les dispensateurs de conseils que sont les fiduciaires, la douane ou les fabricants de logiciels ont suffisamment de temps pour répondre aux questions et fournir une aide à l’installation.
• De nombreuses réactions de clients confirment que la solution électronique est plus simple, plus facile à gérer et plus économique que l’archivage papier actuel.
• Cette nouveauté est inévitable. Agir à temps en facilite la mise en place.
• Les titulaires de compte PCD qui ne sont pas enregistrés auprès de la douane en tant que client PCD doivent préalablement s’enregistrer auprès de la Gestion des clients de la douane (GCD). Durée de la procédure: une semaine. 

Jusqu’à présent, les fiduciaires suisses qui gèrent des mandats de représentation fiscale devaient copier ou scanner les justificatifs papier afin de les transmettre à l’entreprise étrangère. Grâce aux justificatifs électroniques (DTe), ce travail sera désormais effectué par le logiciel adéquat. Les deux acteurs, à savoir la fiduciaire en Suisse et l’entreprise sise à l’étranger, installent le même logiciel avec le même certificat. Ensuite, les deux acteurs téléchargent les données auprès de la douane, indépendamment l’un de l’autre. Ce téléchargement multiple fonctionne avec quelques types de logiciels. Avec cette manière de procéder, les deux acteurs ont le même statut, tant sur l’écran que dans leurs archives.

Si l’importateur (disposant d’un compte PCD) effectue le téléchargement et l’archivage à l’aide de son propre logiciel, une analyse approfondie permet de constater que cela lui permet de réaliser d’importantes économies. Il n’est plus nécessaire de recevoir, contrôler et archiver les justificatifs un par un. Tous les justificatifs sont disponibles, sans exception. Le principal avantage: la recherche ultérieure de certains justificatifs est nettement plus rapide grâce au logiciel qu’avec l’archivage manuel. Pour les importateurs qui téléchargent les documents avec Web-GUI ou un code d’accès, le téléchargement et l’archivage provoquent un léger travail supplémentaire par rapport à la livraison actuelle par courrier.

Pour les entreprises qui ne disposent pas de leur propre compte PCD, il vaut clairementla peine d’ouvrir leur propre compte: nettement moins de travail, disponibilité systématique des justificatifs et plus de provision pour avance de frais à verser. Il faut cependant souligner que les transitaires et agences de dédouanement doivent être informés du nouveau compte PCD. Sinon, le dédouanement continuera de se faire par le biais du compte du transitaire.